I denna app finns våra policys och rutiner som samtliga medarbetare förväntas känna till.

Athea Assistans AB Postadress: Box 53, 461 22 Trollhättan Verksamhetsansvarig Kerstin Kaluza Telefon: 070 - 875 17 14 E-post: kerstin@athea.se Jurist George Cojocaru E-post: george@athea.se

Vår visselblåsarfunktion är till för att du skall kunna rapportera allvarliga arbetsrelaterade missförhållanden eller oegentligheter. Den nya visselblåsarlagen i korthet: Alla offentliga arbetsgivare som har fler än 50 anställda samt privata arbetsgivare med fler än 249 anställda ska ha dessa kanaler på plats från och med den 17 juli 2022. Från och med den 17 december 2023 gäller även kravet för privata arbetsgivare med minst 50 anställda. Ett antal myndigheter som utsetts som behöriga ska också inrätta externa visselblåsarsystem. Visselblåsarlarm ska hanteras av särskilt utsedda personer eller enheter som ska vara oberoende och självständiga. Visselblåsare ska skyddas mot repressalier från arbetsgivare. Utsätts en visselblåsare ändå för repressalier ska det finnas rätt till skadestånd. En bred krets av personer ska kunna använda visselblåsarsystemet och skyddas mot repressalier. Utöver anställda ska bland andra volontärer, praktikanter, konsulter och aktieägare ingå i den skyddade personkretsen. Arbetsgivare och fackförbund ska kunna ingå kollektivavtal om den interna visselblåsarfunktionen där de kan anpassa rutinerna till de egna förhållandena på arbetsplatsen. Du hittar mer information om visselblåsarlagen på Arbetsmiljöverkets hemsida: Klicka här

Athea Assistans är tillgängliga dygnet runt vid akuta händelser. Innan du ringer krisjour, skall du ha larmat 112. 070 - 875 17 14

LAGKRAV OCH ALLMÄNNA RÅD GÄLLANDE GENOMFÖRANDEPLAN OCH SOCIAL DOKUMENTATION enligt SOSFS 2014:5, SoL kap 11 § 5-6 samt LSS § 21 a-b GENOMFÖRA INSATSER 2 § Av dokumentationen ska det framgå när insatsen påbörjas hos utföraren. Planera insatsens genomförande och dokumentera enligt 11 kap. 5 § SoL eller 21 a § LSS Allmänna råd Hur en insats ska genomföras bör dokumenteras i en genomförandeplan som upprättas hos utföraren med hänsyn tagen till den enskildes självbestämmanderätt och integritet. Planen bör upprättas med utgångspunkt från den beslutande nämndens uppdrag till utföraren. Om uppdraget gäller vård i ett hem för vård eller boende, bör genomförandeplanen även upprättas med utgångspunkt från nämndens vårdplan. Av genomförandeplanen bör det bl.a. framgå - vilket eller vilka mål som gäller för insatsen enligt nämndens beslut - om insatsen innehåller en eller flera aktiviteter hos utföraren - vilket eller vilka mål som gäller för varje aktivitet - vem hos utföraren som ansvarar för genomförandet av varje aktivitet - när och hur olika aktiviteter ska genomföras - hur utföraren ska samverka med nämnden, andra utförare eller andra huvudmän, t.ex. hälso- och sjukvården, skolan eller Arbetsförmedlingen - när och hur insatsen som helhet eller olika aktiviteter som ingår i insatsen ska följas upp - om den enskilde har deltagit i planeringen och i så fall vilken hänsyn som har tagits till hans eller hennes synpunkter och önskemål - vilka andra personer som har deltagit i arbetet med att upprätta genomförandeplanen - när planen har fastställts - när och hur planen ska följas upp Genomförandeplanen bör tillföras den enskildes personakt så snart planen är upprättad. Genomförandeplanen bör användas som utgångspunkt för fortlöpande anteckningar i journalen. Genomförandeplanen bör också användas som underlag för uppföljning av insatsen. Genomförandeplanen bör revideras vid behov. 3 § Av dokumentationen ska det framgå om det har tillkommit omständigheter eller inträffat händelser som har medfört att insatsen helt eller delvis inte har kunnat genomföras som planerat. FÖLJA UPP INSATSER 4 § Åtgärder som vidtas av utföraren för att följa upp att den enskilde får den beviljade insatsen utförd enligt den beslutande nämndens beslut och gällande författningar ska dokumenteras. Detsamma gäller åtgärder som vidtas av utföraren för att följa upp insatsen mot fastställda mål och den planering som har gjorts tillsammans med den enskilde. Av dokumentationen ska det också framgå om den enskilde har framfört några klagomål till utföraren på genomförandet av insatsen liksom vilka åtgärder som i så fall har vidtagits av denne. Allmänna råd Av dokumentationen bör det framgå - när och på vilket sätt utföraren har följt upp insatsen - om utföraren har använt standardiserade bedömningsmetoder som en del i uppföljningen och i så fall vilken eller vilka - hur den enskilde uppfattar genomförandet av insatsen i förhållande till sina behov och önskemål - utförarens bedömning av den enskildes situation - om några behov av åtgärder har identifierats genom uppföljningen - vilka uppgifter som efter en prövning enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), 15 kap. 1 § SoL eller 29 § LSS har återförts till den beslutande nämnden vid uppföljningen AVSLUTA INSATSER Slutanteckning 5 § Av dokumentationen ska det framgå när och av vilka skäl insatsen har avslutats. SOCIALTJÄNSTLAGEN (SOL) Kapitel 11 5 § Handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling skall dokumenteras. Dokumentationen skall utvisa beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Handlingar som rör enskildas personliga förhållanden skall förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. 6 § Dokumentationen skall utformas med respekt för den enskildes integritet. Den enskilde bör hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs om honom eller henne. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig skall detta antecknas. DOKUMENTATION OCH GALLRING ENLIGT LSS 21 a § Handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om insatser enligt denna lag skall dokumenteras. Dokumentationen skall utvisa beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Handlingar som rör enskildas personliga förhållanden skall förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. Lag (2005:125). 21 b § Dokumentationen skall utformas med respekt för den enskildes integritet. Den enskilde bör hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs om honom eller henne. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig skall detta antecknas. Lag (2005:125).

MANUAL JOURNALFÖRING/SOCIALDOKUMENTATION I FASTTID Steg 1 – Logga in i FASTtid Steg 2 – Klicka på ”Journal/Dagbok” Steg 3 – Klicka på ”Lägg till” Steg 4 – Välj typ – journal. Delningstyp – öppen. För/avser – Välj kund Steg 5 – Sätt rubrik Steg 6 – Skriv din journalanteckning

Policydokument för Lex Sarah För vilka gäller dessa anvisningar? Anvisningarna gäller för såväl anställda som uppdragstagare, praktikanter under utbildning och deltagare i arbetsmarknadspolitiska program (nedan kallade personalen). Frivilligarbetare omfattas inte av rapporteringsskyldigheten. Vad innebär skyldigheterna i Lex Sarah? Skyldigheterna i Lex Sarah innebär att alla som fullgör uppgifter inom verksamheten ska medverka till att enskilda får god omvårdnad, gott stöd, god service och lever under trygga förhållanden. rapportera missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden inom verksamheten Hur informeras personalen om sin rapporteringsskyldighet? Verksamhetschefen ansvarar för att informationen ges både muntligt och skriftligt i samband med att en person påbörjar en anställning, ett uppdrag eller en praktikperiod. Verksamhetschefen ansvarar sedan för att informationen ges fortlöpande, både muntligt och skriftligt, dock minst en gång per år. Information om vem i verksamheten som är utsedd att vara mottagare av rapporter ska också ges vid det första tillfället samt vid senare tillfälle om förändring av mottagare görs. Vad ska rapporteras? Missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden inom den egna verksamheten ska rapporteras. Det kan gälla utförda handlingar eller försummelser som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Med en påtaglig risk för ett missförhållande ska avses att det är fråga om en uppenbar och konkret risk för ett missförhållande. Hur görs rapporteringen? Rapporteringen ska göras omedelbart när man får kännedom om missförhållandet eller den påtagliga risken för missförhållandet och bör vara skriftlig. Rapporten bör innehålla information om; vad det rapporterade missförhållandet eller den påtagliga risken för missförhållande bestod i tänkbara orsaker till missförhållandet eller den påtagliga risken för missförhållande konsekvenser av det inträffade Rapporten ska lämnas till närmaste chef som är i tjänst. Vid jäv förhållanden lämnas rapporten direkt till verksamhetsansvarig. Omedelbara åtgärder Undanröja/avhjälpa Ansvarig chef ansvarar för att omedelbara åtgärder vidtas för att undanröja eller avhjälpa det rapporterade missförhållandet eller risken för missförhållande. Dessa åtgärder ska dokumenteras. Informera Ansvarig chef ansvarar även för att ta ställning till; vilka personer i verksamheten som ska informeras om och hur berörd personal ska ges stöd hur den enskilde som berörs ska informeras om rapporten och de åtgärder som har vidtagits med anledning av den om och hur den enskilde som berörs ska ges stöd Utredning av missförhållandet Utredningen ska inledas skyndsamt, helst samma arbetsdag som rapporteringen görs. Ansvarig chef ansvarar för utredningen. Utredningen ska noggrant dokumenteras så att olika riskfaktorer kan identifieras för att undvika framtida missförhållanden. Av dokumentationen ska framgå vad missförhållandena bestod i och vilka åtgärder som vidtagits med anledning av rapporten. Rapporten ska innehålla; vad det rapporterade missförhållandet eller risken för missförhållandet bestått i och vilka konsekvenser det har fått/kunde ha fått för den enskilde. när den muntliga eller skriftliga rapporten tagits emot när och hur missförhållandet eller risken för missförhållandet har uppmärksammats när missförhållandet har inträffat de orsaker till missförhållandet eller risken för ett missförhållande som har identifierats om något liknande har inträffat i verksamheten tidigare och i så fall varför det har inträffat igen bedömning av om något liknande skulle kunna inträffa igen När utredningen är färdig lämnas den till verksamhetsansvarig som avslutar utredningen med ett beslut om huruvida vidtagna åtgärder är tillräckliga. Anmälan till IVO Om en rapport rör ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande ska en anmälan göras till IVO. Inom Athea Assistans AB fattar verksamhetsansvarig tillsammans med ansvarig chef beslut om anmälan. Ansvarig chef gör en bedömning av vilka rapporter som ska behandlas tillsammans med verksamhetsansvarig för beslut om anmälan. Efter beslut av verksamhetsansvarig och ansvarig chef, ansvarar verksamhetsansvarig för att lämna anmälan till IVO.

Allmänna riktlinjer Personer med funktionshinder har, liksom alla andra, egna kostnader för t.ex. hushåll, mat och färdmedel. Dessa kostnader ska betalas av egna medel. Handikappersättning och vårdbidrag är ersättningar som utgår från Försäkringskassan. De ska ersätta de mer- kostnader som uppstår p.g.a. funktionsnedsättningen. Försäkringskassan har tagit fram vägledningar gällande dessa båda ersättningsformer. De finns på Försäkringskassans hemsida, www.forsakringskassan.se. DHR har tagit fram en checklista vid ansökan om handikappersättning, den finns på DHRs hemsida, www.dhr.se. FUB har tagit fram en liknande checklista för ansökan om vårdbidrag, den finns på FUBs hemsida, www.fub.se. Assistansomkostnaderna ska ersätta de merkostnader den enskilde har för att hon/han har personliga assis- tenter närvarande i sitt hem och/eller vid olika aktiviteter. Aktiviteter Om den ersättningsberättigade har kostnader vid t.ex. bio-, konsert-, teaterbiljetter, inträde till olika spor- taktiviteter, fika och/eller restaurangbesök i samband med aktiviteter utanför bostaden är brukarens egen entrébiljett, kostnad för fika och/eller mat hans eller hennes egen kostnad. Assistentens biljett eller kostnad för fika och/eller mat är en merkostnad som ska kunna täckas av assistansomkostnaderna. Tänk på att om en och samma assistent regelbundet bjuds på mat i tjänsten, hemma hos den assistansberät- tigade eller ute på restaurang, kommer assistenten att bli förmånsbeskattad för detta och sociala avgifter ska betalas på beloppet. Även resekostnader, t.ex. färdtjänst ersätts assistentens kostnad via assistansomkostnaderna. Vid resor där kunden behöver ha assistent med sig ska assistentens resa och uppehälle betalas via assistans- omkostnadsersättningen. Omkostnader i samband med assistans i hemmet För en del kunder innebär det vissa merkostnader att ha assistenter i sitt hem. Följande merkostnader för assistans i bostaden bör kunna ersättas av assistansomkostnaderna: Kaffe/te, enklare fikabröd, huvudvärkstabletter till assistenten, första hjälpen - material, brandvarnare, tele- fonkostnader, toalettpapper, tvål, tvättlappar, skyddshandskar, desinfektionslösning, handkräm, handdukar, skyddsförkläden för dusch, gummistövlar att använda vid dusch m.m. Om assistenten har jour i särskilt avskilt utrymme bör merkostnaderna för säng, lakan, täcke etc. ersättas av assistansomkostnaderna. Även när det gäller dessa delar så är det viktigt att skilja på assistenternas och kundens förbrukning. Inköpen måste stå i paritet med assistenternas faktiska förbrukning. Kurskostnader för assistenten eller kunden (utbildningskostnaden) Kostnader för kunden som kan ersättas av assistansersättningen är t.ex. kostnader vid utbildning för att lära sig/förkovra sig i uppgiften som arbetsledare. För assistenten bör t.ex. kurskostnader, föreläsararvode, mat och logi i samband med utbildningen, kostnader för handledning och liknande kunna ersättas av assistanser- sättningen. Arbetstekniska hjälpmedel Assistansersättningen bör inte täcka kostnader för andra hjälpmedel än kostnader för enklare arbetstekniska hjälpmedel som exempelvis handskar och förkläden. Övrigt All användning av assistansomkostnaderna skall kunna styrkas med kvitto eller annan verifikation som också anger vad pengarna har använts till. Samtliga kvitton skall skickas in till Athea Assistans AB efter varje månads slut, motsvarande summa utbetalas sedan den 25:e månaden efter. Arbetskläder och arbetsskor kan inte ersättas via assistansomkostnadsersättning. Assistent som åker ensam i egen bil för kundens räkning ersätts ej av assistansomkostnaderna, då assistenter- nas arbetsplats alltid är där kunden befinner sig. Annat ses som en privat överenskommelse mellan kund och assistent och ersätts enligt överenskommelse dem emellan. Vistas kunden i t.ex. sommarstuga under perioder så anses resekostnaderna dit vara resa till och från arbets- platsen. I undantagsfall kan dock viss ersättning betalas ut om speciella skäl föreligger. VID OKLARHETER KONTAKTAS ALLTID DIN KUNDANSVARIG PÅ ATHEA ASSISTANS AB.

”Fri kost är en skattepliktig förmån för den anställda och den uppkommer så snart den anställda har ätit av måltiden. Som arbetsgivare ska du göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter på förmånen. Det saknar i princip betydelse om anställda får fri kost på den ordinarie arbetsplatsen, vid tjänsteresa eller konferens.” (www.skatteverket.se) I likhet med andra förmåner är kostförmån skatte- och avgiftspliktig oavsett om det är du som arbetsgivare eller någon annan som ger ut förmånen, så länge förmånen har sin grund i anställningen. Fri kost är skatte- och avgiftspliktig även om en anställd får den utomlands. Med kost avses allt som kan ätas och drickas. Med måltid avses i första hand frukost, lunch eller middag. Kostförmån värderas schablonmässigt och värdet för en hel dag är beräknat för minst tre måltider. (www.skatteverket.se) Om den anställda betalar för måltiden, till exempel direkt vid inköpet eller via nettolöneavdrag, minskar du förmånsvärdet med motsvarande belopp. (www.skatteverket.se) Arbetsgivaren kan bjuda medarbetare och kunder på mat utan att det skall förmånsbeskattas när det handlar om representation Till intern representation räknas bland annat personalfester och informationsmöten med anställda. Arbetsgivaren skall då fylla i en deltagarlista. Till extern representation räknas det som arbetsgivaren bjuder kunden.

Policy Alla anställda på Athea Assistans AB ska kunna känna trygghet och säkerhet i arbetet. Athea Assistans AB ska kontinuerligt arbeta för att våld och hot om våld i arbetet undviks. Om det trots allt inträffar skall Athea Assistans AB omedelbart vidta åtgärder. Vidare ska Athea Assistans AB bistå med de resurser som krävs för att stödja och hjälpa den drabbade personen. I samtliga grupper där hot och våld kan tänkas uppstå har assistenterna tillgång till en arbetsmobil. Riskanalys Enligt gällande lagstiftning är arbetsgivaren skyldig att så långt det är möjligt förebygga arbetet så att risk för våld eller hot om våld undviks. Det är därför av största vikt att alla risker för våld eller hot om våld upptäcks i tid. Kartläggning av risker för hot och våld ska göras årligen genom checklistan i AFS 1993:2. En bedömning av nya kunder ska alltid göras. Kartläggningen sker även genom att kontinuerliga samtal förs mellan kundansvariga, arbetsledare (kunden) och assistenter på arbetsplatsträffar och personalmöten. Om risker upptäcks bör kart- läggningen ligga till grund för en handlingsplan, där ansvar och tidsplan tydliggörs. Introduktion Vid introduktionsmötet för nyanställda assistenter ska de instrueras hur Athea Assistans AB arbetar med den psykosociala miljön (samtal, kontakter, samarbete osv.) och hur assistenterna ska agera i akuta situationer eller om våld eller hot om våld uppstår. Det är viktigt att poängtera att en medarbetare under inga om- ständigheter får ta personliga risker vid våld eller hot om våld eller hot situationer. Ytterligare instruktioner och telefonnummer ska finnas i assistentpärmen. Arbetsplatsträffar Arbetsplatsträffar, personalmöten och medarbetarsamtal är viktiga möten där det, förutom de vanligt före- kommande frågorna, även ska samtalas om händelser där konflikter, hot och våld inom den egna arbetsplatsen har förekommit. Om något har inträffat är det viktigt att få stöd och hjälp. Det är ofta en hjälp att få prata om det som har hänt och arbetsplatsträffar ger de anställda möjlighet att tillsammans samtala om och bearbeta en eventuell händelse. Kundansvariga ansvarar för att de anställda får korrekt information om något inträffat och att alla anställda i gruppen blir informerade om vad som ska göras om något skulle hända igen.

Policy Athea Assistans AB accepterar inte någon form av kränkande särbehandling. Arbetsmiljön ska präglas av respekt för och tillit till individen och det ska vara ett öppet och trivsamt klimat. Alla medarbetare har skyldighet att motarbeta kränkande särbehandling och arbeta för ett trivsamt klimat. Definition Kränkande särbehandling är företeelser som mobbning, psykiskt våld, social utstötning och trakasserier – även sexuella trakasserier. Arbetarskyddsstyrelsen har definierat kränkande särbehandling som ”återkommande klandervärda eller negativt präglade handlingar som riktas mot enskilda arbetstagare på ett kränkande sätt och kan leda till att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap”. Förebyggande åtgärder Företagets chefer är de naturliga föregångarna när det gäller att forma den atmosfär och de normer som ska gälla på en arbetsplats. Ett bra klimat uppnås när både medarbetare och chefer genom sitt agerande lyckas skapa delaktighet, förtroende och grund för ömsesidig dialog. Det är viktigt att: Skapa normer som uppmuntrar ett vänligt och respekterande klimat på arbetsplatsen. Alla medarbetare har genom sitt beteende ansvar för att skapa ett bra arbetsklimat. Visa en bestämd attityd mot förtal, skvaller och spekulationer om enskilda personer. Välkomnaallanyanställdaochfådemattkännadelaktighetigemenskapen. Få alla medarbetare att känna att de utför ett meningsfullt arbete. Lyssnapåallamedarbetareochvaralyhördförsignaleromotillfredsställandearbetsförhållanden,problemi arbetets organisation eller missförhållanden i samarbetet, vilket kam ge upphov till kränkande särbehandling. Åtgärder vid kränkande särbehandling Om kränkande särbehandling uppstår skall den/de drabbade omedelbart få hjälp och orsakerna till särbe- handlingen utredas. Det är viktigt att problemet behandlas snabbt och respekterande. Dokumentera utred- ningen skriftligt. Råd till kundansvarig för hantering av kränkande särbehandling: Handla snabbt! Samtala först enskilt med den som utsatts för kränkningarna. Det är viktigt att lyssna noga och inhämta så mycket information som möjligt. Undvik att i första skedet samla hela arbetsgruppen då risken är stor att diskussionen kommer att handla om en enskild persons skuld. Samtala enskilt med var och en av de berörda. Ta reda på vad som hänt. Var objektiv och saklig och ta inte ställning för eller emot någon. Inrikta samtalen mot eventuella brister i organisationen och önskemål om konkreta förbättringar på arbetsplatsen. Försök hitta lösningar och ta främst hänsyn till den som drabbats av kränkningarna. Åtgärda de brister i arbetsmiljön som legat till grund för problemet. I detta skede föreslås att hela arbets- gruppen samlas för att diskutera arbetsuppgifter, rutiner och normer för att på så sätt skapa delaktighet i de förändringar som måste till för att skapa ett bra arbetsklimat. Den drabbade Kränkande särbehandling kan drabba alla medarbetare och det är viktigt att den drabbade påtalar problemet. Råd till den drabbade: Kontaktakundansvarigochbegärenskiltsamtal Berätta vad som hänt och när, var och hur Analysera situationen och försök komma underfund med orsaken till att situationen uppstått Tala med någon som du har förtroende för, exempelvis facklig representant eller skyddsombud

Athea Assistans AB erbjuder alla anställda friskvård. Som friskvård räknas motionsaktiviteter av enklare slag t.ex. gymnastik, styrketräning, spinning, bowling, racketsporter som bordtennis, tennis, badminton eller squash, lagsporter som volleyboll, fotboll, handboll och bandy. Även enklare former av motionsdans som bugg, folkdans, squaredance och jazzdans kan godtas som skattefri motion/friskvård. Annan friskvård är t.ex. tai chi, quigong och s.k. kontorsmassage d.v.s. förebygga och motverka ömhet och stelhet i axlar och nacke. I lagen står det att motionen ska vara av ”mindre värde” och det innebär att exempelvis golf, segling, ridning och utförsåkning inte kan räknas som skattefri motion/friskvård. Enligt Inkomst skattelagen finns det inte heller möjlighet att köpa joggingskor, baddräkt, kläder eller andra tillbehör till sporter eftersom det inte räknas som skattefri friskvård. För assistenter gäller att varje inarbetad timme ger en krona i friskvårdspeng (högst 1000 kronor per halvår). Utbetalning sker 2 gånger per år, i januari och juli. Blanketten Friskvård fylls i och kvittot på friskvård häftas fast på blanketten. Blanketten skickas in till- sammans med juni resp. december månads tidrapport och summan för inarbetad friskvård betalas ut på nästkommande lön. Mer att läsa finns på skatteverkets hemsida, www.skatteverket.se.

Enligt Arbetsmiljölagen och AFS 2001:1 Systematiskt Arbetsmiljöarbete är arbetsgivaren skyldig att undersöka, bedöma, åtgärda och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Därför måste tillbud och arbetsskador hanteras och anmälas på rätt sätt till arbetsgivaren. Det är viktigt att alla tillbud/risker och arbetsskador som inträffar på arbetsplatsen hanteras korrekt. Ju bättre vi är på att utreda och åtgärda orsakerna till arbetsskador, tillbud och risker, desto bättre blir vi på att förebygga dessa händelser. Tillbud Ett tillbud är en händelse där ingen person kommit till skada men som hade kunnat leda till ohälsa eller olycksfall. Exempel på detta är explosion i en lokal där ingen vistas för tillfället, arbete med cancerogena ämnen utan adekvat ventilation, kemikalie-/gasutsläpp, hotsituation, mobbning, kränkning, konflikt på arbetsplatsen etc. När en tillbudsrapport inte ska upprättas Det händer att tillbudsrapporter innehåller felaktigheter. Det handlar i de flesta fall om en osäkerhet gällande vilken blankett som ska användas i vilken situation. Tillbudsrapporten gäller endast arbetstagare, det ska alltså aldrig skrivas tillbudsrapporter som berör kunden. I de fallen upprättas en avvikelserapport eller i allvarliga fall hänvisas man att agera enligt gällande rutin för lex Sarah. Risk Risk innebär att det faktiskt inte har inträffat vare sig ett tillbud eller en arbetsskada men det finns risk för att det skulle kunna ske. Ett exempel på en risk är att man upptäcker att en nödutgång är blockerad eller att en takpanna är lös. Arbetsskada Med arbetsskada menas alla skador och sjukdomar som uppkommit till följd av arbete eller arbetsförhållanden såväl fysiska som psykosociala. Det kan vara olycksfall i arbetet, olycksfall till och från arbetet (färdolycksfall) eller arbetssjukdomar till följd av arbetet. Även våld eller misshandel inom ramen för anställningen kan vara en arbetsskada. Skador som inträffar när man utför arbete på annan plats än den ordinarie arbetsplatsen räknas också som arbetsskador, t ex under tjänsteresa eller vid distansarbete. Även övertidsarbete omfattas, däremot inte om man stannat kvar på arbetsplatsen efter arbetstidens slut av privata skäl. Observera att även arbetsrelaterad skada eller sjukdom som föranletts av psykosociala förhållanden kan uppfattas och bedömas som arbetsskada. Utredning Målet med ett förebyggande arbetsmiljöarbete är att skapa en god arbetsmiljö på arbetsplatsen. En dålig arbetsmiljö kan resultera i arbetsskador och tillbud varför arbetsgivaren i samverkan med skyddsombud är skyldig att utreda orsakerna till dessa. Vissa åtgärder måste genomföras omedelbart, medan andra kanske kan vänta. Dessa åtgärder ska tas upp i en skriftlig handlingsplan där det ska framgå när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ansvarar för vad. Det som står i handlingsplanen ska genomföras så snart det är praktiskt möjligt. Det är viktigt att dokumentera så mycket som möjligt och att vara noga med detaljer. Arbetsmiljöverket gör vid allvarliga tillbud och arbetsskador även en utredning av det inträffade. I de fall då Arbetsmiljöverket åker ut till arbetsplatsen för inspektion, för att på plats ta reda på vad som hänt, kan detta leda till ett inspektionsmeddelande. Meddelandet påtalar brister och ger uppmaning om vad som ska åtgärdas och inom vilken tid. Om risker bedöms som mycket allvarliga för nya tillbud eller olycksfall, kan Arbetsmiljöverket också lägga ett omedelbart förbud till dess åtgärderna är vidtagna. Arbetsgivare som inte följer Arbetsmiljöverkets förbud eller föreläggande kan drabbas av vite. ARBETSGÅNG VID ANMÄLAN AV TILLBUD, RISK OCH ARBETSSKADA: Tillbud/risk Vid ett tillbud ska chefen tillsammans med skyddsombudet utreda händelsen och i samverkan med medarbetaren, som råkat ut för tillbudet, anmäla händelsen genom att fylla i blankett ”tillbudsrapport” Det är viktigt att händelsen utreds genom att undersöka varför tillbudet/risken skedde och därefter vidta åtgärder för att förhindra att det händer igen. Vid allvarliga tillbud gör chefen även en anmälan till Arbetsmiljöverket inom 48 timmar www.anmalarbetsskada.se. Chefen behåller originalblanketten, skyddsombud ska ha kopia på blanketten. Chefen ansvarar för att anmälan scannas till den som är ytterst ansvarig för arbetsmiljön på företaget. Chefen informerar om händelsen på veckomötet med övriga chefer, och om vidtagna och/eller planerade åtgärder som förhindrar upprepningar av vad som skett. Chefen ansvarar för att åtgärderna genomförs och följs upp inom rimlig tid för att förhindra upprepning av händelsen. Arbetsskada 1. Vid en arbetsskada ska chefen tillsammans med skyddsombudet utreda händelsen i samverkan med den skadade medarbetaren och anmäla händelsen genom att fylla i följande blanketter: Utredning arbetsskada och allvarligt tillbud Försäkringskassans blankett www.anmalarbetsskada.se Den skadade kan också anmäla till AFA försäkring www.afaforsakring.se Det är viktigt att händelsen utreds genom att undersöka varför arbetsskadan skedde och sedan vidta åtgärder för att förhindra att det händer igen. En arbetsskada som har uppstått i arbetet ska anmälas oavsett om den har lett till sjukfrånvaro eller inte. 2. Vid allvarliga arbetsskador gör chefen även en anmälan till Arbetsmiljöverket inom 48 timmar www.anmalarbetsskada.se. 3. Chefen behåller originalblanketten, skyddsombud ska ha kopia på blanketten. 4. Chefen ansvarar för att anmälan scannas till den som är ytterst ansvarig för arbetsmiljön på arbetsplatsen. 5. Chefen informerar om händelsen på veckomötet med övriga chefer, och om vidtagna och/eller planerade åtgärder som förhindrar upprepningar av vad som skett. 6. Chefen ansvarar för att åtgärderna genomförs och följs upp inom rimlig tid för att förhindra upprepning av händelsen. 7. Chefen ansvarar för att åtgärderna genomförs och följs upp för att förhindra framtida olyckor. Efter ca 2-3 veckor ska chefen följa upp själva arbetsskadan för att se om ytterligare åtgärder behöver göras. Arbetsskada och försäkring Enligt Arbetsskadeförsäkringen är den som förvärvsarbetar, tillsvidare eller tidsbegränsat, försäkrad vid arbetsskada. Det är alltid Försäkringskassan som gör bedömning om skadan ska klassas som arbetsskada. Arbetsskadeförsäkringen administreras av Försäkringskassan. Mer information om arbetsskadeförsäkringen finns på www.forsakringskassan.se. Förutom försäkringskassans bedömning av arbetsskadan och ersättning för densamma har Novasis Mitt AB en försäkring vid personskada till följd av en arbetsskada. Avtalet gäller för anställda oavsett typ av anställningsform eller anställningens omfattning. Försäkringen administreras av AFA Trygghetsförsäkring, www.afa.se. Observera att arbetsskadeförsäkringen inte gäller för anställda under semester eller kompensationsledighet. Om en olycka drabbar en anställd som då befinner sig på arbetsplatsen räknas inte detta som arbetsskada. Den anställde bör för sådana fall komplettera med en privat olycksfallsförsäkring

1. Ring 112 Tänk på att uppge följande; Ditt namn. Varifrån du ringer. Typ av olycka, skada, besvär. 2. Ge första hjälpen 3. Kontakta din verksamhetschef (kontorstid) eller övergripande jour (dygnet runt) telefonnummer: 070 - 875 17 14 Verksamhetschef alternativt övergripande jour har ansvaret för att organisera arbetet tillsammans med vårdpersonal och att ordna krishantering. Verksamhetschef alternativt övergripande jour beslutar om polis skall kontaktas, polis kontaktas alltid vid dödsfall. 4. Krisstöd Verksamhetschef alternativt övergripande jour ansvarar för att skapa trygghet och omsorg i det akuta skedet och ska se till att assistenten ges möjlighet att tala om det som inträffat. Utifrån situationens karaktär ska verksamhetschef/övergripande jour ordna det krisstöd som behövs. Det innebär ett medmänskligt bemötande och omhändertagande. Det har stor betydelse för att minska stressreaktionen efter det inträffade. 5. Information Vid kontakt med övergripande jour informeras verksamhetschef snarast möjligt. Verksamhetschef informerar övriga medarbetare i gruppen om händelsen och kallar till möte. Det är viktigt att övriga medarbetare i gruppen snabbt informeras om händelsen. Det är viktigt att få prata om det som har hänt och dela upplevelsen med andra. Det är även viktigt att alla får korrekt information. Informationen ska vara tydlig och saklig för att undvika ryktesspridning. Övriga medarbetare i företaget informeras genom telefon eller epost.

HANDLINGSPROGRAM ARBETSANPASSNING OCH REHABILITERING BILAGA TILL DROGPOLICY Arbetsgivaren har ett ansvar för arbetsanpassning och rehabilitering, som gäller oavsett drogproblem eller andra hinder för arbetsförmåga. Om en medarbetare har missbruksproblem eller misstänkta missbruksproblem, genomför närmsta chef ett personligt samtal med den berörda. Under detta samtal diskuteras konkret vad som inträffat och vilka konsekvenser medarbetarens beteende har på arbetet. Arbetsgivaren klargör för de regler som gäller i verksamheten avseende droger och vilka förväntningar arbetsgivaren har på medarbetaren. Eventuella direkta åtgärder diskuteras samt vilken hjälp och vilket stöd arbetsgivaren kan erbjuda. Minnesanteckningar från samtalet skrivs och skickas även till den anställde. Vid uppföljande samtal görs en mer noggrann överenskommelse om stödprogram/rehabilitering som undertecknas av båda parter. Om de hjälp- och stödåtgärder som föreslås misslyckas, eller om en anställd vägrar att medverka i vård eller rehabilitering, kan arbetsrättsliga tvångsåtgärder tillämpas av arbetsgivaren. Dessa åtgärder förutsätter förhandling med berörd facklig organisation. Vid misstanke om missbruk har närmsta chef ett samtal med medarbetaren Arbetsgivaren kan begära att medarbetaren utför drogtest via företagshälsovård, för att säkerställa huruvida det föreligger ett missbruk. Om provsvar påvisar ett missbruk, konsulterar arbetsgivaren med företagshälsovården om vilka rehabiliteringsalternativ som kan lämpa sig för medarbetaren och har sedan ett gemensamt möte med medarbetaren och läkare/sjuksköterska på företagshälsovården. Medarbetaren har alltid rätt att ha med sig en facklig representant eller annan person som stöd om denne så önskar. Medarbetaren är skyldig att medverka till sin egen rehabilitering och det upprättas en rehabiliteringsplan. Om man som anställd inte medverkar kan det leda till att arbetsgivaren anser sig ha fullgjort sin rehabiliteringsskyldighet, vilket i sin tur kan leda till att den anställde får avsluta sin anställning. Sekretess I alla kontakter mellan den anställde, verksamheten, berörd arbetsledare, företagshälsovården och den fackliga organisationen råder sekretess. För att gå vidare i ett ärende behöver man ibland frångå sekretessen men det kan inte ske utan den anställdes samtycke. Formella regler För den som måste sändas hem på grund av drogpåverkan utgår ingen lön eller sjuklön. En arbetsgivare har rätt att förlägga all semester och kompensationsledighet enligt verksamhetens behov och har således även rätt att neka detta om någon ringer till arbetsplatsen samma dag han/hon vill vara ledig. Arbetsgivaren har inte heller skyldig att bevilja semester eller kompensationsledighet i efterhand. Frånvaro trots ett nej från arbetsgivaren är olovlig frånvaro. Arbetsgivaren har möjlighet att begära sjukintyg från första sjukfrånvarodagen. En anställd som missbrukar och som inte vill delta i rehabilitering eller som trots rehabiliteringsåtgärder fortsätter sitt missbruk riskerar att sägas upp.

Försäkringskassan har krav på redovisning och signering av arbetat tid som personlig assistent. Signeringen är individuell och sker med bank id. Signeringen sker på heder och samvete. Felaktig eller falsk signering medför brott. Försäkringskassan har slutredovisningsdatum för varje period. För att få ersättning är det viktigt att korrekt signerade tidsrapporter kommer in i tid enligt nedan redovisat tidsram. Varje månad ska du som arbetat som personlig assistent hos Athea Assistans AB redovisa och e-signera din tidsredovisning. Detta för att kunna möjliggöra att vi kan sända din arbetade tid till Försäkringskassan. Om du efter andra påminnelsen från kundansvarig eller annan administrativ personal hos Athea Assistans ännu inte e-signerat kan vi inte garantera löneutbetalning. Detta är ett moment som du själv är personligt ansvarig för! Nedan följer en tidtabell över följande moment. Senast den andra kl 12 varje månad ska tidsredovisning vara godkänt i FAST tid av personlig assistent Senast den fjärde varje månad ska personlig assistent ha signerat med Bank-Id efter kontakt från kundansvarig eller annan administrativ personal på Athea Assistans Vid frånvaro på grund av sjukdom eller annan orsak under signerings period ligger ansvaret på den enskilde assistenten att e-signera tidrapporten för arbetad tid. Om allvarlig sjukdom har uppkommit ska du ta kontakt med din kundansvarig för att i möjligaste mån hitta en lösning. Om ditt bankid av någon anledning slutar fungera eller inte går att använda måste du kontakta din kundansvarig för att tillsammans hitta en lösning. Oftast genom att signera manuellt. Viktigt att bankid blir åtgärdat så fort som möjligt. Om du har problem med att logga in för att signera måste du kontakta kundansvarig eller annan administrativ personal som kan hjälpa och guida dig. Ifall du har semester under signeringsperioden ska du innan du går på semester kontakta din kundansvarig så ni kan lösa signeringen innan du går.

VIKTIG INFORMATION OM DATASKYDDSFÖRORDNINGEN GDPR Nya EU-regler om dataskydd, som vanligtvis benämns GDPR, trädde i kraft inom EES den 25 maj 2018 och ersätter personuppgiftslagen (PuL). Det huvudsakliga syftet med den nya lagstiftningen är att se till att fysiska personers personuppgifter hanteras på ett korrekt sätt, och att de inte används för något annat än berättigade ändamål. Vi har på Athea Assistans AB granskat vår integritetspolicy i enlighet med nya dataskyddslagar. Därför vill vi vara transparenta med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av data. Athea Assistans AB behandlar personuppgifter i enlighet med GDPR. När dina personuppgifter registreras har du enligt lag rätt att få viss information vilken vi härigenom tillhandahåller dig. Som anställd hos oss behandlas personuppgifter om dig som är nödvändiga och relevanta för att vi ska kunna sköta personaladministrationen inom anställningsförhållandet. Så här behandlar vi dina personuppgifter Athea Assistans AB är den personuppgiftsansvarige för behandlingen av dina personuppgifter. Du kan alltid komma i kontakt med den personuppgiftsansvarige genom att vända dig till din närmsta chef. Dina personuppgifter registreras i Athea Assistans ABs personaladministrativa system vars drift sköts av externa parter. Externa parter kallas för personuppgiftsbiträden och de hanterar tidsredovisningssytemet samt lönesystemet. Athea Assistans AB har avtal med dessa, avtalet innefattar även att de hanterar personuppgifter enligt GDPR. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra avtalsenliga förpliktelser mot dig som anställd samt för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter enligt arbetsrätten och skattelagstiftningen; detta utgör också Athea Assistans ABs lagliga grunder för personuppgiftsbehandlingen. Om du inte lämnar dina personuppgifter kan vi inte fullgöra anställningsavtalet. Följande uppgifter registreras om våra anställda: namn, adress, e-post, personnummer, folkbokföringsuppgifter, kontaktuppgifter till närmast anhörig, ackumulerad inkomst, innehållen preliminärskatt, uppgifter om bankkonto, anställningstid, anställningsform, löneuppgifter, semester, kompensationsledighet, rapporterad arbetstid, övertid, frånvaro och frånvaroorsak. Behandling om personuppgifter som är att anse som känslig, exempelvis sådan personuppgiftsbehandling som gäller hälsa, utförs bara efter nödvändighet och med stöd i lag. Det handlar exempelvis om rehabiliteringsutredning. Arbetsgivaren har enligt arbetsmiljölagen (AML) ett stort ansvar för att arbetstagare får rehabilitering vid återkommande korttidsfrånvaro eller en längre sjukfrånvaro, varför det är nödvändigt att göra en rehabiliteringsutredning. Vidare ber vi medarbetare fylla i en hälsodeklaration i samband med anställning, för att få till oss om det är något särskilt ur hälsosynpunkt som arbetsgivaren behöver beakta inför anställning. Hälsodeklarationen är frivillig att fylla i. Lönebesked Enligt GDPR får inga e-mail skickas med personuppgifter eller uppgifter som kan kopplas till en viss person. Därför är det inte möjligt att skicka tex lönebesked per mail. Athea Assistans AB skickar lönebesked endast via Kivra. Det åligger varje medarbetare att införskaffa den digitala brevlådan som är kostnadsfri, för att du ska få ditt lönebesked. Lagringstiden Dina personuppgifter kommer att behandlas så länge det är nödvändigt för att kunna fullgöra förpliktelser enligt anställningsavtalet eller enligt arbetsrättslig och skatterättslig lagstiftning. När anställningsförhållandet upphör kommer de uppgifter som inte är relevanta att behålla också att raderas. Dina rättigheter Du har rätt till insyn i hur dina personuppgifter behandlas. Det betyder att du kan begära att få tillgång till viss information om behandlingen. Du har även rätt att begära att få felaktiga personuppgifter ändrade, överflödig behandling begränsad, ogrundad behandling raderad. En begäran om något av det ovannämnda lämnar du till din närmsta chef. Skulle du uppleva att Athea Assistans AB inte behandlar dina personuppgifter korrekt har du rätt att vända dig till Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten för att lämna klagomål. För att vi ska kunna hjälpa dig så snabbt som möjligt önskar vi att du vänder dig till oss i första hand. Det är viktigt för oss att du som anställd känner dig trygg hos oss på Athea Assistans AB.

Vi har kollektivavtalade försäkringar genom AFA, där du som personlig assistent kan ansöka om ersättning vid Sjukdom Arbetsskada Föräldraledighet Dödsfall Läs mer om försäkringarna via afaforsakring.se Det åligger dig som medarbetare att ansöka om ersättning om och när det är aktuellt, arbetsgivaren kan inte göra det åt dig

Våra assistenter ska känna sig trygga hos oss och är alltid försäkrade, vi har kollektivavtal med Kommunal Personlig Assistans samt är anslutna till arbetsgivarorganisationen Fremia.